presentasi tentang etika berkomunikasi di kantor
1 Mendalami materi presentasi. Umumnya, materi yang akan dipresentasikan pasti sudah diberitahu jauh-jauh hari. Tugas kita adalah mendalaminya. Mencari tahu aspek demi aspek agar kita terhindar dari menyampaikan sesuatu yang dinilai tidak perlu dan tidak berkaitan dengan materi. Dalam presentasi kelompok, biasanya ada pembagian materi.
Meskipun saat ini komunikasi di dunia kerja sudah mengalami banyak pergeseran. Namun ada satu hal yang gak pernah berubah dari dulu, yaitu etika dan sopan santun. Yup, jika sebelumnya pola komunikasi untuk urusan pekerjaan sangat terbatas dan formal, kini seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, cara berhubungan satu sama lain dalam urusan kantor pun jadi semakin beragam dan cenderung santai. Tapi meski begitu kita gak bisa jadi seenaknya juga, lho. Berlaku etis saat berkomunikasi di kantor tak hanya akan membuat kita terlihat profesional tapi juga memberi manfaat untuk kelangsungan karir kita. Untuk itu simak beberapa etika berkomunikasi di kantor di bawah ini, yuk. 1. Sesuaikan Respon dengan Materi Pembicaraan Via Freepik Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah bagaimana kamu menangkap isi pembicaraan dengan tepat. Apakah kamu diminta untuk mengkonfirmasi sesuatu? Meng-update status pekerjaan? Atau lainnya? Dari situ kamu bisa menentukan bagaimana respon yang paling pas untuk diberikan. Tentu kamu gak akan memberi balasan email yang panjang lebar, jika yang diminta hanya update terbaru pekerjaannmu, kan? 2. Jangan Buru-Buru Menilai Via Pola komunikasi yang dilakukan tanpa tatap muka secara langsung, seperti email atau messenger, sering membuat kita salah mengartikan pesan yang disampaikan. Entah itu karena nada baca, gaya tulisan, dan lain-lain. Apapun itu cobalah untuk mengesampingkan prasangka burukmu dan fokus pada isi pesan yang kamu terima. Dengan begitu kamu gak perlu membuang-buang energi untuk sesuatu yang gak penting dan bisa lebih fokus menyelesaikan pekerjaanmu. [su_box title=”Editor’s Pick”] Buat Freelancer, Inilah 5 Tips Memanfaatkan Portfolio untuk Mendapatkan Tawaran Pekerjaan Sebelum Interview Kerja, Begini 3 Cara Menentukan Besar Gaji Yang Diminta Bukan Hanya Dengan Mengirimkan CV Secara Online, 3 Trik Ini Akan Membantumu Mendapatkan Pekerjaan Impian Sebelum Datang ke Job Fair, Ketahui Lebih Dulu ke-5 Hal Untuk Mendapatkan Pekerjaan Impianmu Ini! Telat Lulus Bukan Akhir Segalanya, Lakukan 5 Hal Ini Agar Mental Kamu Tetap Bersemangat [/su_box] 3. Jika Ingin Menggunakan Emoticons, Pilih yang Sesuai dengan Isi Percakapan Via Untuk beberapa occasion, pemakaian emoticons tidak sepenuhnya haram. Malahan nih, beberapa jenis emoji bisa membantu mencairkan suasana komunikasi yang tegang. Namun kamu harus tetap memperhatikan jenis emoticons yang hendak kamu pakai, ya. Biasanya smiley face jadi andalan agar isi pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh recepient. 4. Jangan Gampang Baper Via Gak jarang kita mendapat lawan bicara yang terlihat jutek atau bahkan meremehkan kemampuan kita. Jika kamu pernah mengalaminya, rasanya pasti ngeselin banget, kan? Tenang, jangan buru-buru emosi. Bisa jadi dia lagi terburu-buru makanya hanya bisa ngobrol seadanya sama kamu. Nah, untuk menghindari baper yang gak perlu, mending kamu fokus sama tujuan pembicaraan kalian. Bisa bikin pekerjaan jadi lebih cepat selesai, kan? 5. Selalu Lihat Dari Sudut Pandang yang Lebih Luas via Sebuah project tak jarang melibatkan orang-orang dari berbagai departemen. Hal ini otomatis mendorong komunikasi dalam skala yang lebih luas. Saat-saat seperti ini mengharuskan kita untuk berkomunikasi dengan berbagai macam karakter orang. Sesekali pasti hal ini menimbulkan konflik internal, tapi ini bukan alasan untuk mengeluh karena sejatinya gesekan itu lah yang bisa melatih gaya berkomunikasimu menjadi lebih baik. Cara kamu bermomunikasi dengan sesama rekan kerja maupun atasan akan sangat berpengaruh pada kenyamananmu bekerja. Dengan tahu cara berperilaku yang tepat, kamu akan betah bekerja dan bisa menghasilkan performance yang optimal. Apakah kamu setuju dengan hal ini? Dikantor, tempat di mana seseorang harus berinteraksi dengan orang-orang lainnya, adalah tempat yang sangat membutuhkan kemampuan berkomunikasi asertif. Kantor atau tempat kerja adalah tempat yang dihuni oleh beragam jenis manusia, dengan karakter dan pola pikirnya masing-masing. Untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan efektif dengan masing Di saat penggunaan email menjadi berkembang pesat pada awal tahun 90-an, email telah berhasil menggeser media komunikasi sebelumnya, termasuk mesin fax dan surat. E-mail menjadi sangat populer digunakan oleh para pekerja kantor dan orang-orang biasa. Kehadiran email benar-benar memudahkan segala bentuk komunikasi antara satu orang kepada orang lainnya. Bahkan menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh International Data Corporation IDC, para pekerja menghabiskan 28% dari minggu-minggu kerja mereka untuk mengecek, membaca dan merespon email yang mereka terima. Meskipun begitu, berkomunikasi melalui email tentu saja memiliki beberapa etika yang perlu dipatuhi oleh para penggunanya. Apalagi segala hal di dalam hidup perlu diatur agar tidak saling merugikan satu sama lain. Pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan 10 etika dalam berkomunikasi melalui email, yang mana ingin akan sangat bermanfaat bagi kita yang bekerja di kantor atau berbisnis dengan beberapa mitra usaha. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini. 1. Mengisi Subjek Email yang Jelas dan Spesifik. Etika pertama dalam berkomunikasi melalui email adalah memiliki subjek yang jelas dan spesifik. Jangan pernah lupa untuk mencantumkan subjek karena penerima email kita bisa saja mendapatkan puluhan email di kotak masuknya. Sehingga, ini akan menyulitkan mereka untuk membedakan mana email yang perlu segera direspon dan mana email yang bisa dikesampingkan terlebih dahulu. Selain itu, memberikan subjek yang jelas dan spesifik juga membantu kita untuk mendapatkan respon yang cepat dari penerima email, sehingga kita tidak perlu menunggu waktu yang lama untuk mendapat balasan. Dan tentunya, memiliki subjek yang tepat merupakan salah satu tanda berkomunikasi melalui email secara profesional. Ini menandakan bahwa kita mengirim email bukan untuk main-main. 2. Menggunakan Salam Profesional. Etika kedua yang perlu kita terapkan adalah menggunakan salam sebagai pembuka email kita. Namun, perlu diingat kembali bahwa kita harus membedakan antara email yang formal dan non-formal. Email non-formal biasanya ditujukan kepada rekan-rekan kerja kita di dalam kantor internal dan email formal biasanya ditujukan untuk bos, manajer atau atasan kita di kantor internal dan klien juga mitra bisnis kita eksternal. Hindari penggunaan “Hai”, “Woi”, “Bro/ Sis” atau salam lainnya yang kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email formal. Agar lebih formal, rekan pembaca bisa menggunakan “Yang terhormat masukkan nama”. Menggunakan nama orang tersebut dalam salam seperti, “Halo Stevanie”. Ini adalah salam profesional yang cukup tepat, tetapi ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kita telah diberi izin untuk melakukannya. 3. Balas Semua Email Penting yang Masuk. Hindari sikap mengabaikan email-email yang masuk ke dalam kotak masuk kita. Terlebih lagi jika kita menerima email penting yang harus segera dibalas, misalnya dari pimpinan perusahaan atau dari klien. Kita perlu menanggapi email dengan balasan yang tepat, jangan membalas email dengan isi yang membingungkan penerima email. Berikan balasan email secara tepat waktu dan menggunakan Bahasa yang sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kita. Bagaimana jika kita belum memiliki jawaban yang tepat untuk membalasnya? Kita tetap perlu membalas email tersebut, minimalnya kita membalas untuk memberitahu sang penerima bahwa kita sudah menerima email mereka. Sebagai contoh Dear Ratna, Terima kasih untuk informasinya. Untuk saat ini kami belum mendapatkan jawaban yang pasti dari CEO Perusahaan kami terkait undangan pembicara yang perusahaan Anda berikan. Dalam hal ini, kami akan memberi jawaban kembali dalam waktu 2x48 jam ke depan. Terima kasih atas pengertiannya. Best Regards, Silvia Hanum. 4. Jangan Menggunakan Humor. Memang bagus untuk membuat orang lain tertawa, terhibur dengan lelucon yang kita berikan kepada mereka. Namun, menggunakan humor bukanlah hal yang tepat untuk dimasukkan ke dalam email formal maupun non-formal. Mengapa begitu? Karena humor tidak dapat diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurut kita lucu, bisa saja disalah tafsirkan oleh pihak lain penerima email, atau mungkin dianggap sebagai sarkasme, karena humor dibaca oleh penerima tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jadi, kami sangat tidak menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk menggunakan humor di dalam email. 5. Jangan Menganggap Penerima Email Tahu Apa yang Kita Bicarakan. Etika kelima yang perlu kita perhatikan adalah menulis email yang serinci dan sejelas mungkin. Jangan beranggapan bahwa penerima email akan memahami segala hal yang kita bicarakan di dalam email. Hindari penggunaan jargon atau menyingkat kalimat dengan singkatan-singkatan yang aneh. Singkatan yang aneh hanya akan membingungkan penerima email, bahkan ini bisa menciptakan kesalahpahaman antara kita dan penerima email. 6. Jangan Membalas Email dengan Emosi. Kami sangat tidak menyarankan rekan pembaca untuk membalas email dengan kata-kata yang menunjukkan emosi, kemarahan atau frustasi. Sebelum membalas email atau mengirim email, pastikan rekan pembaca sudah melakukan beberapa pertimbangan sebelum mengirim email kepada penerima. Solusi lainnya, apabila rekan pembaca sedang merasa marah, ketik email, keluarkan emosi yang Anda rasakan, masukkan pesan email tersebut ke dalam folder “draft”, dan tinjau kembali nanti saat rekan pembaca sudah merasa lebih tenang dan punya waktu lebih untuk merancang balasan email yang lebih baik dan sesuai. Untuk kebaikan rekan pembaca, jangan sampai emosi yang dirasakan dicurahkan ke dalam email. 7. Jangan Lupa Mencantumkan Tanda Tangan Signature. Setiap email harus menyertakan tanda tangan signature yang memberitahu penerima tentang siapa yang mengirim email kepada mereka. Selain itu, kita juga perlu mencantumkan kontak kita di bawah tanda tangan. Sehingga, penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor telepon kita, jika mereka harus menghubungi kita kembali. Kita bisa membuat pengaturan otomatis agar signature dapat muncul di akhir email, setiap kali kita mengirim email kepada siapapun. 8. Jaga Kerahasiaan Materi Pribadi. Etika kedelapan adalah hindari berbagi materi email yang sifatnya pribadi atau rahasia confidential, baik itu secara sengaja maupun tidak sengaja. Apabila rekan pembaca memang HARUS berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, bicarakan secara langsung di ruangan tertutup atau komunikasikan hal ini melalui telepon. Jangan lupa untuk meminta izin sebelum memposting materi sensitif baik di bagian badan email atau dalam lampiran. 9. Hindari Menggunakan Tanda Perintah ! secara Berlebihan. Memang sih tanda perintah ! itu memiliki indikasi yang bermacam-macam. Bukan hanya untuk mengekspresikan kemarahan, namun juga dapat mengekspresikan kegembiraan. Misalnya, “Ya ampun! Hahaha!!!” Sayangnya, di dalam bisnis atau dunia profesional, penggunaan tanda seru atau tanda perintah ! secara berlebihan tidak diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis, terutama melalui email. Hindari penggunaan tanda baca tersebut, kecuali kita benar-benar mengenal penerima email dengan sangat baik. 10. Jangan Lupa Koreksi Pesan Kita. Secara tidak langsung, orang bisa menilai kepribadian kita melalui tulisan-tulisan email yang kita kirim kepada mereka. Apabila email yang kita kirim terlalu banyak salah ejaan atau kesalahan tata bahasa, maka jangan heran jika orang-orang akan menilai kita sebagai seorang yang ceroboh. Sedangkan, saat kita mengirim email dengan sangat rinci dan tanpa kesalahan tata bahasa, orang-orang akan menganggap kita sebagai seorang yang sangat teliti. Jadi sebelum email dikirim kepada penerima, jangan lupa untuk mengoreksi isi email kita dengan teliti. Setelah membaca penjelasan di atas, apakah rekan pembaca sudah merasa semakin percaya diri dalam berkomunikasi melalui email? Yuk, kita terapkan 10 etika dalam berkomunikasi melalui email seperti di atas, agar kita bisa semakin profesional dan mendapatkan karier yang lebih baik dari etika komunikasi yang kita terapkan. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice. Berikutini adalah beberapa macam etika yang perlu diperhatikan saat berkomunikasi di media sosial: 1. Selalu perhatikan penggunaan kalimat. Penggunaan kalimat merupakan bagian yang penting saat berkomunikasi menggunakan media sosial. Kalimat-kalimat dengan susunan yang tepat, disertai tanda baca yang tepat juga merupakan salah satu bagian yang Saat Anda diberi tanggung jawab sebagai penyaji materi, maka penting untuk memperhatikan etika yang berlaku. Etika dalam presentasi berguna untuk meminimalisir gangguan sehingga materi dapat tersampaikan dengan baik tanpa ada kendala atau hal yang menyinggung audiens. Etika berkaitan dengan hal baik yang perlu dilakukan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan presentasi. Menerapkan etika yang berlaku dapat menyempurnakan presentasi Anda. Audiens pun akan merasa dihargai sehingga bersedia kooperatif dan memberikan respons yang Saja Etika dalam Presentasi?Dalam presentasi, terdapat beberapa etika yang perlu diperhatikan. Adapun 8 di antaranya yang penting Anda ketahui termuat pada penjelasan di bawah iniMenyiapkan Materi dan Slide PresentasiMenyiapkan materi yang lengkap sesuai topik merupakan etika dalam presentasi yang penting untuk menunjukkan kredibilitas Anda sebagai seorang penyaji. Sebaiknya, gunakan beberapa referensi yang relevan agar materi lebih itu, pastikan untuk menguasai topik sehingga Anda mampu memilih mana informasi yang perlu disampaikan dan mana yang perlu dieliminasi. Penyampaian dari penyaji yang sudah menguasai materi pasti lebih meyakinkan dan membantu audiens cepat materi sudah terkumpul, saatnya menyusun slide yang menarik bagi audiens. Slide yang menarik harus menampilkan kesan visual yang mengena, mudah dilihat dan menonjolkan isi materi. Penyajian informasi dalam slide dapat menggunakan full teks, gambar yang relevan, chart maupun kombinasi dari elemen tersebut. Sesuaikan banyaknya materi dan jumlah slide dengan durasi Media TambahanMedia tambahan memang tidak wajib, namun kehadirannya dapat membuat materi yang disajikan lebih menarik. Jika Anda membutuhkan media tambahan seperti bantuan visual, maka persiapkan dengan baik sebelum media visual yang dimaksud dapat berupa video, film dokumenter, poster, peta, bagan maupun alat peraga lain yang terlihat oleh mata. Media visual berguna untuk memperjelas materi sehingga Anda bisa menghemat waktu karena tidak perlu menerangkan panjang bantuan visual dihadirkan dalam presentasi, maka jangan memasukkan terlalu banyak teks pada slide. Cukup teks yang singkat karena audiens pasti lebih tertarik melihat media visual sambil mendengarkan penjelasan tambahan dari Pakaian yang Rapi dan SopanSelanjutnya, etika dalam presentasi yakni menggunakan busana yang rapi dan sopan. Presentasi merupakan acara yang melibatkan banyak orang dan mengharuskan seorang penyaji untuk tampil di depan sebagai pusat itulah yang menyebabkan pentingnya untuk memperhatikan penampilan. Gunakanlah pakaian formal yang rapi dan sopan agar Anda terlihat meyakinkan sebagai penyaji materi. Selalu ingat bahwa apa yang Anda kenakan berpengaruh pada personal busana yang sepatutnya juga wujud dari menghargai audiens. Mereka pasti akan tersinggung dan merasa tidak dianggap jika seorang penyaji memakai pakaian seadanya yang terkesan Tempat Presentasi Lebih AwalJika presentasi dijadwalkan pada pukul maka datanglah ke lokasi setidaknya 15 menit lebih awal. Saat datang lebih awal, Anda memiliki banyak waktu untuk mempersiapkan segala sesuatu dengan tenang dan menghidupkan laptop, memastikan slide sudah rapi, memeriksa materi yang akan dibagikan, mengecek bantuan visual dan menyiapkan mental. Semisal ada sesuatu yang kurang pun, Anda bisa memperbaikinya tanpa terburu-buru. Menjaga Vokal dan Intonasi saat BerbicaraBerbicara dengan jelas merupakan etika dalam presentasi yang wajib diperhatikan. Kalimat yang diproduksi oleh penyaji menjadi kekuatan utama agar isi materi dapat tersampaikan dengan baik. Maka dari itu, seorang penyaji harus melafalkan setiap kata dengan intonasi dalam berbicara juga tidak kalah penting. Intonasi berhubungan erat dengan pesan dalam sebuah kalimat. Anda harus mengetahui kapan harus menggunakan intonasi yang tegas, tinggi, rendah atau sampai gugup selama presentasi karena berpengaruh pada tempo bicara. Jika Anda gugup, tempo bicara akan cenderung lebih cepat dan tidak terdengar Bahasa TubuhSelain menyampaikan lewat kata-kata, presentasi ternyata juga membutuhkan penjelasan tanpa kata-kata. Media yang digunakan adalah anggota tubuh seperti tangan, kepala, mata, pundak dan bahkan tubuh dalam presentasi berguna untuk memperjelas materi dan memberikan penggambaran yang lebih mengena. Jenis bahasa tubuh yang digunakan meliputi kontak mata, gerakan tangan, ekspresi wajah, cara berjalan hingga postur menerapkan bahasa tubuh yang tepat, maka Anda dan audiens akan terhubung melalui komunikasi yang lebih efektif. Selain itu, penggunaan gestur tertentu dapat menghemat waktu karena audiens terbantu untuk cepat memahami maksud penyaji. Menghindari Makan dan MinumSebagai penyaji materi, umumnya akan mendapatkan air mineral dan snack saat acara. Namun sebaiknya, sisihkan dulu kudapan tersebut atau disantap sebelum memulai makan dan minum merupakan etika dalam presentasi yang terkesan sepele tetapi berpengaruh pada performa saat menjelaskan. Seorang penyaji materi dituntut untuk fokus dan siap berbicara menyantap kudapan selama sesi penting berlangsung akan membuyarkan fokus dan membuat Anda tidak sepenuhnya siap ketika dipanggil untuk tampil. Apabila perlu minum, maka cukup air putih saja agar lebih nyaman. Mendengarkan AudiensPerlu disadari bahwa presentasi juga melibatkan para audiens. Walaupun Anda sebagai penyaji materi, bukan berarti menjadi satu-satunya yang mendominasi pembicaraan. Sebab, presentasi umumnya membuka sesi tanya jawab yang memberikan kesempatan audiens untuk mereka mengajukan pertanyaan maupun saran, maka dengarkan dengan baik sampai selesai tanpa memotong perkataan. Tindakan tersebut merupakan wujud penghargaan kepada orang itu, jangan lupa untuk mematikan mikrofon ketika Anda sedang tidak bicara. Biarkan audiens memberikan pertanyaan dengan tenang agar diskusi berjalan lancar. Jika sudah saatnya berbicara, barulah hidupkan kembali mikrofon Anda. Menerapkan etika dalam presentasi akan berdampak positif pada performa Anda sebagai seorang penyaji. Komunikasi antara Anda dengan audiens dapat berjalan lebih efektif. Mereka mampu memahami apa yang disampaikan dan Anda pun dapat memberikan materi sesuai topik dengan baik.